(ich evidovanie, triedenie, ochrana), a registratúrny plán, teda členenie dokumentov do vecných skupín (personálna, ekonomická agenda). Registratúrny plán a poriadok sa týkajú evidovaných dokumentov ako účtovné doklady, zmluvy, ale aj záznamy z porád či korešpondencia.
Firmy majú navyše povinnosť predložiť registratúrny plán a poriadok na posúdenie a schválenie štátnemu archívu. Inak všetkým hrozí od budúceho roka až 100-tisícová pokuta od ministerstva vnútra.
Podľa ministerstva má totiž sprísnená práca podnikateľov s dokumentmi uľahčiť bádateľom v budúcnosti mapovať hospodársky vývoj Slovenska a pomôcť zdokumentovať, ako sme v 21. storočí žili.
"Nechceme nič komplikovať, registratúrny poriadok má byť iba popisom už zavedeného spôsobu manipulácie s dokumentmi," vysvetľuje Mária Mrížová z odboru archívov a registratúr sekcie verejnej správy ministerstva vnútra.
Tieto povinnosti ukladajú všetkým podnikateľom (vrátane umelcov či tlmočníkov) zákon o archívoch a registratúrach (395/2002) a vykonávacia vyhláška (628/2002), schválené ešte pred tromi rokmi.
Samostatne podnikajúce fyzické osoby a malé právnické osoby môžu pri tvorbe registratúrneho poriadku a plánu postupovať podľa zjednodušeného metodického návodu a vzorového textu ministerstva vnútra, zverejnených na internete (www.civil.gov.sk/arch/registratura.htm alebo na www.minv.sk pod archívnictvom a správou registratúry).
Veľké podnikateľské subjekty so zložitou štruktúrou si však musia spracovať vlastný registratúrny plán a poriadok. Môže im to spraviť aj externá firma, no vyjde ich to na 10 až 20-tisíc korún.
Podľa zákona je podnikateľ povinný napríklad zabezpečovať, aby správu evidovaných dokumentov vykonávali osoby s najmenej úplným stredným vzdelaním (hoci podľa Mrížovej malý živnostník zamestnať stredoškoláka nemusí), ďalej umiestniť dokumenty v priestoroch zaručujúcich ich zachovanie (aspoň v uzamykateľnej skrinke či iných vhodných priestoroch), vyraďovať dokumenty pravidelne (lehotu uloženia si subjekt určí sám, no najmenej raz za 5 rokov, sú však výnimky) a len so súhlasom ministerstva.
Každá právnická i fyzická osoba musí totiž odovzdať do archívu dokumenty posúdené ministerstvom vo vyraďovacom konaní ako archívne, ostatné im štát dovolí vyhodiť. Ministerstvo môže uložiť pokutu do milióna korún tomu, kto zničí evidované dokumenty bez vyraďovacieho konania.
Mrížová zákon obhajuje: "O činnosti akéhokoľvek subjektu sa historik mapujúci hospodárske dejiny 20. a 21. storočia v Slovenskej republike napríklad o 200 rokov dozvie iba zo zachovaných dokumentov. Je verejným záujmom zachovať všetky záznamy, o ktorých archív rozhodol, že majú trvalú dokumentárnu hodnotu, pre poznanie dejín Slovenska a Slovákov."
Napríklad podľa zákona má administratívny zamestnanec podnikateľa viesť registratúrny denník a triediť zásielky na také, ktoré sa otvoria a zaevidujú v denníku (tie otvorí a označí červenou pečiatkou spravidla v ľavej hornej časti s dátumom doručenia a počtom príloh), ďalej na také, ktoré sa odovzdávajú adresátovi neotvorené, a na noviny, časopisy, prospekty, reklamné materiály, inú tlač a pozvánky, ktoré pečiatkovať netreba.
Konateľ firmy Juraj P. chápe, ak chce mať štát prehľad o podnikaní, keď treba vypĺňať tlačivá, prehľady a štatistické hlásenia, "ale nútiť podnikateľov, aby pomaly každý zdrap toaletného papiera registrovali a uskladňovali v trezore len preto, aby si nejaký archivár alebo historik mohol o 100 rokov pozrieť, či vám správne fungovali črevá, keď ste sedeli vo firme, je už aj na mňa veľa".
Podľa predstavy ministerstva majú živnostníci skladovať napríklad záznamy z pracovných stretnutí a ciest či dokumenty o zabezpečení stravovania zamestnancov 5 rokov, bežnú korešpondenciu 3 roky.
Alena S., ekonómka východoslovenskej akciovej spoločnosti s asi 100 zamestnancami, ktorá sa o tejto povinnosti dozvedela len pred dvoma týždňami a iba náhodou, považuje zmysel zákona za absurdný.
Autor jednej z reakcií v diskusii na internete uviedol: "Zákon zase len dal robotu x úradníkom, ktorí nás budú buzerovať. U nás vo firme aby sme teraz prijali jednu silu len kvôli tomu, aby sa hrajkala so šanónami a písala značky na každý útržok papiera vo firme."
Predseda Slovenského cechu informatiky, účtovníctva a managementu Vladimír Sirotka pochybuje, že výsledný prínos pre budúcich historikov bude adekvátny neúnosnej administratívnej záťaži na pleciach súčasných podnikateľov. "Ak bude chcieť niekto bádať, tak o firmách a podnikateľoch existujú podrobné záznamy na daňových úradoch, obchodných registroch a súdoch."
Negatívne stanovisko prezentovali v médiách aj zástupcovia Podnikateľskej aliancie Slovenska, Republikovej únie zamestnávateľov i Klubu 500.
Hovorca U. S. Steelu Košice Ján Bača tvrdí, že to, čo vyžaduje zákon, splnia. "Veľká časť prác súvisiaca s registratúrou a archívom je v rámci podniku vykonávaná už na základe toho, že si to vyžaduje systém QMS (systém manažérstva kvality). Jednotlivé divízne závody a útvary v podniku sú na to zvyknuté vo vzťahu k opakovaným certifikáciám," uviedol.
Minulý týždeň sa poslanec Národnej rady Jirko Malchárek (ANO) vyjadril, že s kolegami v parlamente navrhnú posunúť účinnosť tejto povinnosti. "Ak sa zákonom komplikuje niečo, čo sa komplikovať nemusí, chceme vytvoriť dostatočný čas na jeho prediskutovanie a prípadné prehodnotenie," povedal.
Najdôležitejšie správy z východu Slovenska čítajte na Korzar.sme.sk. Všetky správy z Košíc nájdete na košickom Korzári
